Quy trình tạo nên những món quà doanh nghiệp dành cho khách hàng: Từ yêu cầu ban đầu đến ấn tượng dài lâu.
Bộ phận nhân sự hoặc thu mua thường chỉ nghĩ đến quà tặng doanh nghiệp cho khách hàng khi có dịp đặc biệt: kỷ niệm hợp tác, cuối năm hoặc ra mắt dự án mới. Các quy trình thông thường mà nhiều người nghĩ bao gồm gửi yêu cầu cho nhà cung cấp, nhận tư vấn mẫu, chọn sản phẩm, và đợi sản phẩm hoàn chỉnh
Nhưng đến khi món quà đến tay khách hàng, nó thường mang lại cảm giác tầm thường. Nguyên nhân không xuất phát từ món quà kém chất lượng mà một phần vì quy trình chọn sản phẩm từ danh mục có sẵn mà không suy nghĩ đến việc thể hiện món quà nên được ghi nhớ như thế nào.
Quy cho cùng, quà tặng doanh nghiệp dành cho khách hàng nên là được xem như một chất xúc tác quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến mối quan hệ giữa công ty và các đối tác kinh doanh. Không chỉ đơn thuần là những món quà được trao đi, mà còn thể hiện mức độ công ty coi trọng những mối quan hệ đó.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về quy trình thực hiện một dự án quà tặng doanh nghiệp cho khách hàng, từ khâu lập kế hoạch ban đầu cho đến khi món quà thực sự được giao và tạo ấn tượng.
Tại sao quy trình này lại quan trọng đối với bộ phận Nhân sự và Thu mua?
Nhiều người cho rằng việc mua quà tặng doanh nghiệp chỉ là vấn đề kỹ thuật: chọn sản phẩm, xác nhận số lượng và báo giá, thanh toán và vận chuyển. Tuy nhiên, mỗi bước đều có khả năng nâng cao hoặc làm giảm đi chất lượng ấn tượng cuối cùng.
Nếu quy trình chỉ đơn thuần chỉ là giao dịch giữa hai bên, điều này dẫn đến sản phẩm cuối cùng không như mong đợi. Khách hàng nhận hàng, cảm ơn vì món quà rồi cuối cùng dần quên đi. Nhưng nếu quy trình được thực hiện có chủ đích, từ khâu lập yêu cầu đến khâu đóng gói, ấn tượng để lại sẽ rất khác.
Đây cũng là lý do tại sao bộ phận nhân sự và thu mua cần hiểu rõ quy trình và lập kế hoạch cụ thể, chứ không chỉ chờ đợi kết quả cuối cùng từ nhà cung cấp. Bởi vì một số quyết định quan trọng được đưa ra ở giai đoạn đầu quyết định đến từng khâu cho đến khi giai đoạn kết thúc
Giai đoạn 1: Phân khúc người nhận và bản tóm tắt
Một bản tóm tắt quà tặng không tốt khi chỉ đơn thuần mô tả là “cần tặng quà cho khách hàng” mà phải bao gồm nhiều chi tiết cụ thể:
Phân khúc người nhận: món quà này dành cho tất cả khách hàng như nhau hay được phân biệt dựa trên cấp bậc (khách hàng chiến lược, khách hàng mới, khách hàng cũ)?
Dịp tặng quà: kỷ niệm ngày thành lập công ty, lễ kỷ niệm cuối năm, kết thúc dự án hoặc các sự kiện đặc biệt. Những dịp này sẽ ảnh hưởng đến phong cách thiết kế và nội dung của món quà.
Thông điệp mong muốn: lời cảm ơn, lời mời hợp tác sâu rộng hơn, hoặc đơn giản chỉ là lời nhắc nhở về thương hiệu. Thông điệp này sau đó sẽ được thể hiện qua hình ảnh minh họa và bao bì sản phẩm.
Thời gian, số lượng và ngân sách dự kiến: bao nhiêu sản phẩm, khi nào hàng sẽ đến tay khách hàng và ngân sách dự kiến cho một đơn vị sản phẩm là bao nhiêu
Ở giai đoạn này, những tiêu chí trên sẽ giúp cho các nhà cung cấp quà tặng có cơ sở xem xét và đề xuất món quà tặng phù hợp hơn.
Bước 2: Thiết kế maket và sản xuất hàng mẫu
Đây là giai đoạn quan trọng và hầu như là mất nhiều thời gian nhất trong quy trình. Mỗi dự án cần được kiểm tra và xem xét kỹ lượng chất lượng sản phẩm, mức độ thể hiện thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải đã phù hợp chưa, trực tiếp xem các mẫu trước khi tiến hành sản xuất đại trà.
Hình ảnh sản phẩm qua màn hình không thể phản ánh được đầy đủ chất lượng hoàn chỉnh. Tại Thắng Lợi Gifts, chúng tôi lên thiết kế maket miễn phí tùy chỉnh theo yêu cầu, ngoài ra hỗ trợ sản xuất mẫu kiểm duyệt trước và giao mẫu đến tận tay khách hàng. Thời gian sản xuất mẫu chỉ vào khoảng từ 1 - 3 ngày làm việc.
Ngoài ra ở giai đoạn này, bao bì đóng gói sản phẩm cũng nên được xem xét. Vì hộp đựng quà tặng không chỉ đơn thuần là bao bì bề ngoài mà còn cách để phản ánh được mức độ trân trọng và quan tâm của doanh nghiệp đến khách hàng.
Thông thường, các thiết kế tùy chỉnh như thế này sẽ tính phí riêng từ nhiều nhà cung cấp khác. Tuy nhiên tại Thắng Lợi Gifts, dịch vụ này đã được bao gồm trong gói và hoàn toàn miễn phí.
Giai đoạn 3: Sản xuất và kiểm tra chất lượng
Sau khi thiết kế và sản xuất mẫu được phê duyệt, bước vào một quy trình quan trọng quyết định chính là giai đoạn sản xuất. Ở giai đoạn này, việc phối hợp tiến độ giữa nhà cung cấp là điều rất quan trọng, đặc biệt nếu số lượng lớn hoặc có nhiều sản phẩm trong cùng một hộp quà.
Mà trong những điểm mà nhiều nhóm nội bộ thường bỏ qua là quy trình kiểm tra chất lượng trước khi hàng hóa được vận chuyển. Chỉ cần phát sinh một lỗi nhỏ về màu sắc trong thiết kế đã duyệt cũng có thể làm giảm đi ấn tượng tổng thể. Do đó, quy trình này không bao giờ được bỏ qua, ngay cả khi thời gian sản xuất eo hẹp.
Đối với một số sản phẩm nhất định, Thắng Lợi Gifts có thể hoàn tất quy trình này trong vòng 2 đến 3 ngày làm việc. Điều này rất quan trọng trong những trường hợp yêu cầu cần sản phẩm sát leadtime, chẳng hạn như công ty đột ngột dời kế hoạch lên vài ngày vì vấn đề thời tiết.
Giai đoạn 4: Thời điểm giao hàng và chấp nhận của khách hàng
Có một số phương pháp phổ biến được các công ty sử dụn:
Giao hàng trực tiếp đến văn phòng của khách hàng: phù hợp cho quà tặng hàng năm hoặc món quà tri ân lâu dài.
Được trao tặng trực tiếp trong chuyến thăm hoặc cuộc gặp gỡ: đối với các hoạt động yêu cầu có sự tương tác trực tiếp từ nhóm.
Được phát tại các sự kiện đặc biệt: các buổi gặp mặt, hội thảo hoặc các sự kiện hợp tác giữa hai công ty.
Phương thức trao tặng ảnh hưởng đến cảm nhận của khách hàng về món quà đó. Như ông cha ta có câu “Của cho không bằng cách cho!”. Cùng một món quà có thể mang lại cảm giác khác biệt nếu được trao tận tay kèm theo một câu chuyện nhỏ, so với việc chỉ đơn thuần phân phát tại một điểm mà không có sự tiếp xúc nào giữa khách hàng với công ty
Đây cũng là lý do tại sao việc xác định rõ thời điểm và phương thức giao hàng ngay từ giai đoạn đầu rất quan trọng. Thiết kế bao bì và hình ảnh được lựa chọn cần phải phù hợp với cách thức món quà sẽ được giao.
Câu hỏi thường gặp
Mất bao lâu để hoàn thành một món quà doanh nghiệp từ khi nhận yêu cầu đến khi hoàn tất?
Thời gian phụ thuộc vào độ phức tạp của thiết kế và số lượng sản phẩm, nhưng đối với một số sản phẩm có sẵn tại Thắng Lợi Gifts, có thể hoàn thành trong vòng 2 đến 3 ngày làm việc sau khi thiết kế được phê duyệt. Đối với các dự án có độ phức tạp cao cần gia công ngay từ khâu đầu hoặc số lượng lớn hơn, thời gian hoàn thành sẽ có sự thay đổi.
Có phát sinh thêm phí nào cho thiết kế tùy chỉnh riêng cho từng khách hàng không?
Tại Thắng Lợi Gifts, câu trả lời là không. Thiết kế tùy chỉnh đã được bao gồm trong gói dịch vụ, không phải là một khoản phí riêng mà bộ phận thu mua cần phải tính toán vào ngân sách.
Nếu một công ty có khách hàng ở các cấp độ khác nhau thì sao?
Việc phân khúc người nhận có thể được thảo luận ngay từ giai đoạn lập kế hoạch. Quà tặng cho khách hàng chiến lược có thể được phân biệt với khách hàng thông thường, cả về nội dung thiết kế lẫn các sản phẩm đựng bên trong, mà không cần phải tạo một kế hoạch riêng biệt từ đầu.
Tôi có thể đặt hàng số lượng nhỏ hơn nếu mới bắt đầu chương trình quà tặng doanh nghiệp không?
Có. Số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ) của Thắng Lợi bắt đầu từ 01 sản phẩm. Tuy nhiên đối với một số mẫu được yêu cầu từ 50 - 100 sản phẩm. Phù hợp với các công ty mới bắt đầu chương trình tri ân khách hàng quy mô nhỏ. Để được hỗ trợ tư vấn thêm, hãy liên hệ nhanh để được nhân viên Thắng Lợi Gifts hỗ trợ trong vòng 5 phút!
Đặt quà tặng doanh nghiệp tùy chỉnh dành cho sự kiện công ty.
Thắng Lợi Gifts đã được hơn 1.500 công ty bao gồm THIBIDI, ngân hàng SOL, MB Bank, Cathay Life đã tin tưởng để tạo ra những món quà và vật phẩm quảng cáo doanh nghiệp theo yêu cầu.
Mỗi đơn hàng tại Thắng Lợi Gifts đều hỗ trợ thiết kế tùy chỉnh miễn phí. Số lượng đặt hàng tối thiểu là từ 20 cái tùy mẫu, giao hàng toàn Việt Nam và miễn phí tại TPHCM, và đối với những đơn hàng gấp, chúng tôi cung cấp tùy chọn sản xuất nhanh trong 1-3 ngày làm việc.
Nếu bạn đang tìm kiếm những sản phẩm lưu niệm dành cho nhân viên được thiết kế riêng, hãy liên hệ để được trao đổi trực tiếp với đội ngũ tư vấn tại Thắng Lợi Gifts. Thêm các thông tin sơ lược về sự kiện, số lượng người tham gia và ngân sách của bạn, chúng tôi sẽ giúp bạn tìm ra những lựa chọn phù hợp nhất với nhu cầu của mình.
