Checklist Chọn Công Ty Quà Tặng Doanh Nghiệp Uy Tín
Trong các chiến dịch quà tặng doanh nghiệp thì mục đích chính luôn là làm sao để gia tăng được mối liên kết với khách hàng, nhân viên, đối tác. Một khi sản phẩm quà tặng không đáp ứng được yêu cầu về chất lượng, thể hiện đúng tinh thần của thương hiệu. Điều này sẽ rất dễ dẫn tới người nhận có cảm xúc tiêu cực đối với thương hiệu. Đối với bộ phận hành chính – nhân sự và chủ doanh nghiệp nhỏ, rủi ro thường không nằm ở việc thiếu ý tưởng mà ở khâu chọn và kiểm soát nhà cung cấp. Checklist dưới đây giúp bạn đánh giá một công ty quà tặng doanh nghiệp từ lúc lập brief, yêu cầu báo giá, duyệt mẫu đến nghiệm thu, qua đó hạn chế chi phí phát sinh và những sai lầm không đáng có.
Những điểm nổi bật nhanh
Đừng chỉ lấy giá làm tiêu chuẩn, hãy so sánh thêm tổng chi phí cho một phần quà hoàn chỉnh.
Chỉ sản xuất hàng loạt sau khi đã duyệt maket, mẫu thật và tiêu chuẩn nghiệm thu.
Chia tiến độ sản xuất cụ thể, đồng thời chuẩn bị lượng dự phòng cho hàng lỗi và người nhận phát sinh.
Bước 1: Chốt brief trước khi tìm nhà cung cấp
Trước khi liên hệ một công ty quà tặng doanh nghiệp, bạn cần trả lời năm câu hỏi: Quà dành cho ai? Tặng vào dịp nào? Muốn người nhận cảm thấy điều gì? Ngân sách tối đa bao nhiêu? Khi nào quà phải sẵn sàng để phát? Đây là nền tảng của một checklist chọn nhà cung cấp quà tặng hiệu quả.
Xác định người nhận, mục tiêu và ngân sách
Không nên dùng cùng một tiêu chí cho mọi nhóm. Quà dành cho nhân viên cần thiết thực, dễ sử dụng và tương đối đồng đều. Quà dành cho đối tác chiến lược có thể ưu tiên chất liệu, hộp đựng và khả năng cá nhân hóa. Với khách tham dự sự kiện đông người, độ nhận diện, tính gọn nhẹ và khả năng sản xuất số lượng lớn lại quan trọng hơn.
Một checklist đặt quà nên ghi rõ:
Số lượng chính thức và số lượng dự phòng.
Khoảng ngân sách cho mỗi người.
Màu nhận diện, logo vector và thông điệp cần in.
Yêu cầu về chất liệu, kích thước, bao bì.
Địa điểm, thời gian và cách chia hàng.
Người duyệt nội dung, thiết kế, mẫu và thanh toán.
Các hướng dẫn về quà in logo cũng đặt mục đích và chân dung người nhận ở bước đầu tiên, bởi hai yếu tố này quyết định giá trị, loại quà và thông điệp cần sử dụng.
Tính tổng chi phí trên mỗi phần quà
Sai lầm thường gặp là chọn báo giá có đơn giá sản phẩm thấp nhất. Hãy cộng cả chi phí in hoặc khắc, làm mẫu, hộp, túi, thiệp, chia bộ, vận chuyển, thuế và phí giao gấp. Ngoài ra cần đảm bảo với nhà cung cấp không phát sinh thêm các khoảng chi phí khác vượt ngoài ngân sách được đề ra.
Bước 2: Kiểm tra năng lực công ty quà tặng doanh nghiệp
Nhiều người thường mắc sai lầm khi lựa chọn nhà cung cấp quà tặng dựa theo các tiêu chí về số lượng người theo dõi trên fanpage, hoặc báo giá thấp để làm tiêu chí chứng minh năng lực. Trong khi đó việc đánh giá còn xem xét ở nhiều khía cạnh, khi đánh giá đơn vị cung cấp quà tặng doanh nghiệp cần yêu cầu những thông tin xác thực có thể kiểm tra: thông tin pháp nhân, địa chỉ, hợp đồng mẫu, hình ảnh đơn hàng thực tế, mẫu sản phẩm và chính sách xử lý lỗi.
Hồ sơ, mẫu thật và kinh nghiệm thực hiện
Bạn nên kiểm tra công ty đã từng triển khai sản phẩm, số lượng và kỹ thuật in tương tự hay chưa. Cần phải tìm hiểu kỹ các thông tin bên lề hoặc hỏi rõ đơn vị tự sản xuất, trực tiếp in hay thuê bên thứ ba; ai chịu trách nhiệm nếu lỗi xuất hiện giữa các công đoạn. Đặc biệt khi đặt với số lượng lớn, cần kiểm tra kỹ về tiến độ sản xuất, hàng mẫu và các sản phẩm đã từng thực hiện trước đó
Checklist thẩm định nên bao gồm:
Thông tin pháp nhân và khả năng xuất hóa đơn.
Mẫu thật đúng mã, màu và chất liệu dự kiến.
Hình ảnh hoặc hồ sơ dự án tương đương.
Năng lực đáp ứng số lượng và thời gian.
Công nghệ in, khắc và giới hạn kỹ thuật.
Quy trình kiểm soát chất lượng.
Chính sách bảo hành, đổi trả và bù hàng.
Với bình giữ nhiệt, in logo phù hợp khi cần nhiều màu và hiệu ứng truyền thông nổi bật; khắc laser thường bền, đơn sắc và phù hợp quà lưu niệm hoặc quà VIP. Logo nhiều màu hoặc nhiều chi tiết nhỏ nên được in hay khắc thử trước khi sản xuất (so sánh in và khắc bình giữ nhiệt).
Báo giá, hợp đồng và chính sách đổi trả
Khi yêu cầu báo giá quà tặng doanh nghiệp để đảm bảo được đáng tin cậy cần ghi đúng mã sản phẩm, chất liệu, màu sắc, số lượng, kích thước logo, kỹ thuật gia công, quy cách hộp, thời gian giao và thuế. Những mô tả như “loại tốt”, “in đẹp” hoặc “hộp cao cấp” rất khó dùng làm căn cứ nghiệm thu.
Case THIBIDI công bố thời gian sản xuất từ 5–10 ngày tùy số lượng và yêu cầu gia công, hỗ trợ duyệt maket trước sản xuất và đổi 1-1 nếu phát sinh lỗi kỹ thuật hoặc in sai maket đã duyệt. Đây là những điều kiện nên được chuyển thành điều khoản cụ thể trong hợp đồng, thay vì chỉ trao đổi qua điện thoại.
Quan điểm ít được nhắc đến là hãy đánh giá nhà cung cấp bằng khả năng xử lý khi sản phẩm có phát sinh lỗi hoặc sự cố. Một công ty quà tặng doanh nghiệp uy tín không chỉ đảm bảo được đầu ra của sản phẩm mà còn phải nắm bắt được kỹ thuật khi sản xuất sản phẩm, xác định rõ ai là người chịu phí vận chuyển và bao lâu thì giao bù.
Bước 3: Kiểm soát mẫu, sản xuất và giao nhận
Nhiều sai sót xảy ra sau khi hai bên đã thống nhất giá. Vì vậy, quy trình phải có các điểm phê duyệt rõ ràng. Quy trình của Quà Tặng Thắng Lợi gồm tư vấn và báo giá, thiết kế maket, ký hợp đồng và làm mẫu khi cần, sản xuất – đóng gói, sau đó bàn giao và thanh quyết toán (chính sách đặt hàng).
Duyệt maket và mẫu thực tế
Maket 2D chỉ thể hiện bố cục tương đối. Mẫu thật mới giúp bạn kiểm tra màu sản phẩm, độ sắc nét, kích thước logo, vị trí in, cách đóng mở và cảm giác cầm nắm. Với đơn hàng giá trị cao hoặc kỹ thuật mới, không nên bỏ qua bước này.
Khi duyệt mẫu quà tặng doanh nghiệp in logo, hãy kiểm tra:
Logo đúng phiên bản và tỷ lệ hay chưa.
Màu sắc có phù hợp bộ nhận diện không.
Tên thương hiệu, nội dung có chính xác không.
Logo có bị che khi sử dụng sản phẩm không.
Hộp, túi có đồng bộ không.
Mẫu duyệt có được niêm phong hoặc chụp ảnh làm đối chứng không.
Nghiệm thu và phương án dự phòng
Đừng đặt ngày giao hàng trùng ngày diễn ra sự kiện. Quá trình đặt quà còn bao gồm chọn mẫu, báo giá, duyệt maket, sản xuất, kiểm tra, đóng gói và vận chuyển; hàng đặt riêng vì thế cần khoảng đệm phù hợp (10 sai lầm khi chọn quà tặng doanh nghiệp). Đây cũng là một trong những sai lầm đáng kể của nhiều đơn vị khi không sắp xếp khoảng thời gian hợp lý. Thường nên đặt sản phẩm trước 2 - 3 tuần để đảm bảo được thực hiện đầy đủ các quy trình cho một sản phẩm chất lượng.
Quy trình kiểm tra khi nhận hàng cũng cần được xem xét kỹ lượng. Nên kiểm đếm tổng số thùng trước, sau đó kiểm tra ngẫu nhiên nhiều thùng ở các vị trí khác nhau. Một hướng dẫn nghiệm thu đề xuất kiểm tra ít nhất 10% số lượng, bao gồm màu logo, font chữ, thông điệp, tình trạng lem màu và trầy xước (Checklist đặt in quà tặng).
Đối với chương trình quan trọng, nên đặt dư một tỷ lệ hợp lý dựa trên số khách phát sinh, nguy cơ hàng lỗi và khả năng mua bù.
Kết luận
Chọn công ty quà tặng doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào mẫu đẹp hay mức giá thấp. Một brief rõ ràng, báo giá đầy đủ, mẫu duyệt có đối chứng, hợp đồng quy định lỗi và kế hoạch nghiệm thu sẽ giúp hành chính – nhân sự đảm bảo được kiểm soát ngân sách lẫn hình ảnh thương hiệu. Nếu doanh nghiệp cần tư vấn sản phẩm, thiết kế maket và phương án in khắc phù hợp, hãy liên hệ Thắng Lợi Gifts để nhận đề xuất và báo giá theo yêu cầu thực tế.
Câu hỏi thường gặp
1. Nên đặt quà tặng doanh nghiệp trước bao lâu?
Thời gian phụ thuộc sản phẩm, số lượng và kỹ thuật gia công. Bạn nên cộng thêm thời gian duyệt mẫu, kiểm hàng, đóng bộ và dự phòng vận chuyển thay vì chỉ tính số ngày sản xuất.
2. Làm sao kiểm tra một công ty quà tặng doanh nghiệp uy tín?
Hãy kiểm tra pháp nhân, mẫu thật, dự án tương đương, hợp đồng, năng lực xuất hóa đơn và chính sách đổi trả quà tặng. Các cam kết quan trọng cần thể hiện bằng văn bản.
3. Có nhất thiết phải làm mẫu thật không?
Nên làm mẫu với đơn hàng lớn, quà VIP, thiết kế nhiều màu hoặc kỹ thuật chưa từng sử dụng. Mẫu thật là căn cứ đáng tin cậy hơn maket 2D khi nghiệm thu.
4. Báo giá quà tặng doanh nghiệp cần có những gì?
Báo giá nên ghi mã hàng, chất liệu, màu sắc, số lượng, kích thước logo, kỹ thuật in hoặc khắc, bao bì, vận chuyển, thuế và thời hạn hiệu lực.
5. Nên chọn in logo hay khắc laser?
In phù hợp thiết kế nhiều màu và chiến dịch cần nhận diện nổi bật. Khắc laser thường đơn sắc, bền và mang phong cách trang nhã. Lựa chọn cuối cùng còn phụ thuộc chất liệu sản phẩm.
6. Đặt quà tặng doanh nghiệp số lượng lớn có nên đặt dư không?
Có. Số lượng dự phòng giúp xử lý hàng lỗi, người nhận phát sinh hoặc thất lạc khi chia hàng. Tỷ lệ cụ thể nên căn cứ quy mô và mức độ quan trọng của sự kiện.
7. Nghiệm thu quà tặng in logo như thế nào?
Kiểm tra số lượng, màu sản phẩm, độ chính xác của logo, chính tả, bao bì và tình trạng trầy xước. Nên lấy mẫu từ nhiều thùng và đối chiếu trực tiếp với mẫu đã duyệt.
